Transformacija poslovanja je nekada neophodna kako bi unaprijedili naš biznis
Riječ „transformacija“ se danas često koristi u biznisu, naročito u IT sektoru. Ako pogledamo oko sebe, primijetit ćemo da se dosta govori o pojmovima kao što su digitalna transformacija, Lean transformacija ili agilna transformacija, kao i da se često insistira na formama transformacije koje su trenutno popularne i koje nam se čine modernim.
Međutim, postavlja se pitanje da li znamo šta je transformacija poslovanja? Čemu ona služi? Zašto je toliko važna? Kada nam je potrebna? Koji sve oblici postoje? Ko u njoj učestvuje? Kako se planira? Kako se sprovodi? Šta dobijamo transformacijom?
Cilj ovog teksta je da vam približi pojam „transformacije poslovanja“. Da vam pomogne da shvatite njen značaj i ulogu u procesu upravljanja biznisom. Da vam pomogne da prepoznate potrebu za transformacijom i da ne radite „transformaciju radi transformacije“, već „transformaciju radi unapređenja“. Da vam pomogne oko primjene i da vas pripremi za neke buduće izazove.
Zato dajemo odgovore na četiri pitanja:
- Pitanje 1: šta je to transformacija poslovanja?
- Pitanje 2: kada nam je potrebna transformacija poslovanja?
- Pitanje 3: koje vrste transformacije poslovanja postoje?
- Pitanje 4: kako se sprovodi tranformacija poslovanja?
Šta je to transformacija poslovanja?
Najjednostavnije rečeno, transformacija poslovanja predstavlja radikalnu promjenu u ponašanju. To je svojevrsna vrsta zaokreta kod koje postojeći način funkcionisanja mijenjamo sa novim načinom funkcionisanja. To je metamorfoza iz onoga što trenutno jesmo u ono što želimo da budemo.
Transformacija poslovanja nije uvijek „promjena svega“. Ako sprovodimo transformaciju, to ne znači da će doći do tektonskih promjena ili da će te promjene biti sprovedene na silu i u što kraćem roku. Ne, suština transformacije je „promjena na bolje“, a ne „promjena svega“. Zbog toga se transformacija pojavljuje u raznim oblicima i na raznim nivoima.
Transformaciju poslovanja treba razlikovati od kontinuiranog unapređenja poslovanja i restrukturiranja poslovanja.
Kontinuirano unapređenje se odnosi na stalnu aktivnost poboljšanja poslovnih performansi u okviru postojeće pravne forme i postojeće djelatnosti. Drugim riječima, to je poboljšanje poslovanja bez radikalnih promjena.
Restrukturiranje poslovanja se odnosi na proces sprovođenja najradikalnijih promjena, koje često obuhvataju promjenu djelatnosti, promjenu pravne forme, duboku promjenu načina poslovanja, prodaju dijela biznisa, dovođenje strateškog partnera, spajanje i pripajanje sa drugim kompanijama, pa čak i ulazak u stečaj i likvidaciju.
Transformacija poslovanja nije ni kontinuirano unapređenje (jer podrazumijeva radikalnije promjene u okviru postojećeg poslovanja), ni restrukturiranje (jer ne podrazumijeva duboke radikalne promjene koje predstavljaju „novi početak“ ili „konačni kraj“). Transformacija poslovanja je nešto između.
Predmet transformacije poslovanja su „tvrdi“ i „meki“ elementi organizacije.
Transformacija „tvrdih“ elemenata organizacije se odnosi na promjenu sistema. To su promjene organizacione strukture, promjene pravila ponašanja, promjene poslovnih procesa, promjene metodologije rada, promjene tehnologija koje se koriste i sve ostale promjene kod kojih nije u tolikoj meri izražena „humana“ komponenta.
Transformacija „mekih“ elemenata organizacije se odnosi na promjenu ljudi. To su promjene kulture, ponašanja, razmišljanja, međuljudskih odnosa, strukture moći, načina odlučivanja i sve ostale promjene kod kojih nije u tolikoj meri izražena „tehnološka“ komponenta. Jasno je da je mnogo teže sprovoditi transformaciju „mekih“ nego transformaciju „tvrdih“ elemenata organizacije.
Kada nam je potrebna transformacija poslovanja?
Odmah da napomenemo – radikalna transformacija poslovanja nije uvijek neophodna. Bez obzira na to što ćete sa raznih strana biti izloženi informacijama koje naglašavaju potrebu transformisanja ovoga ili onoga, imajte na umu da transformaciju poslovanja treba da uvodite samo onda kada uočite potrebu za njom, a ne zato što će vam neko sa strane reći „valja se“. Smisao transformacije nije u promjeni radi forme, nego u promjeni radi suštine.
Pa, kada nam je potrebna transformacija poslovanja?
Najjednostavnije rečeno, transformacija nam je potrebna onda kada ustanovimo da „ovako više ne može dalje“. Ona nam je potrebna kada se napetosti, tenzije i protivriječnosti do te mjere kumuliraju da dovode organizaciju u stanje neravnoteže.
Kako bi se ponovo uspostavila ravnoteža, potrebno je sprovoditi rezove, zaokrete i uspostavljati nove modele ponašanja. Potreba za transformacijom se javlja kada je postojeći sistem rada takav da stvara više štete nego koristi. To je ona tačka u kojoj uviđamo da gubimo korak u odnosu na konkurenciju i partnere, ali i u odnosu na dobavljače, kupce, investitore i sve ostale sa kojima radimo.
Potreba za transformacijom inače nastaje zbog dejstva internih i eksternih faktora.
Interni (endogeni) faktori su oni koji se nalaze unutar naše organizacije. To su najčešće faktori koji se odnose na unapređenje efikasnosti, poboljšanje performansi, optimizaciju troškova, unapređenje kvaliteta, rast inovativnih kapaciteta, promjenu organizacione strukture ili promjenu organizacione kulture. Primjera radi, ukoliko imamo Startup biznis koji se toliko brzo razvija da stvara haotičnost koju ne možemo da kontrolišemo, to će biti signal da nam je potrebna organizaciona transformacija.
Eksterni (egzogeni) faktori su oni koji se nalaze u okruženju. To su faktori koji nas primoravaju da se mijenjamo kako bi zadržali svoju poziciju na tržištu. Neki od tih faktora su promjene navika potrošača, potezi konkurencije, promjene strukture tržišta, promjene regulative ili tehnološke promjene. Primjera radi, ukoliko naš konkurent sprovodi digitalnu transformaciju kako bi unaprijedio svoje performanse, to je jasan znak da i mi trebamo da razmislimo o tome da sprovedemo istu vrstu transformacije.
Koje vrste transformacije poslovanja postoje?
O vrstama transformacije poslovanja bi se moglo dosta pisati. Praktično, svaka transformacija je priča za sebe. Međutim, ovdje ćemo prikazati neke osnovne oblike transformacije sa kojima se preduzetnici mogu susresti u svom poslovanju. Jasno, zato što ne želimo da širimo priču.
Prvo da navedemo one klasične podele koje se izučavaju u udžbenicima.
- U odnosu na dubinu, imamo plitku i duboku transformaciju;
- U odnosu na širinu, imamo parcijalnu i sveobuhvatnu transformaciju;
- U odnosu na intenzitet, imamo blagu i intenzivnu transformaciju;
- U odnosu na kontinuitet, imamo evolutivnu i radikalnu transformaciju;
- U odnosu na planiranje, imamo plansku i spontanu transformaciju; i
- U odnosu na stav, imamo reaktivnu i proaktivnu transformaciju.
Međutim, ovo je samo teorija. Ona nam može pomoći da bolje razumijemo pojam transformacije, ali nema neku konkretnu primenu u praksi. Zato je mnogo važnije da upoznamo osnovne pojavne oblike transformacije koji se susreću u praksi.
Strategijska transformacija
Ovo je jedna od najsveobuhvatnijih formi transformacije. Odnosi se na promjenu najvažnijih elemenata organizacije i pojavljuje se u raznim oblicima, kao što su restrukturiranje, modernizacija, privatizacija, nacionalizacija, smanjenje obima poslovanja (Downsizing), izmještanje poslovnih funkcija (Outsourcing), spajanja i pripajanja (M&A) itd.
Ovo je sveobuhvatna transformacija kod koje veoma važnu ulogu imaju ljudi koji posjeduju dobre menadžerske i liderske vještine. Često se poistovjećuje sa restrukturiranjem poslovanja, naročito imajući u vidu obim promjena koje se sprovode.
Organizaciona transformacija
Organizaciona transformacija se odnosi na promjenu načina organizovanja. Obično se sprovodi ili na nivou cijele organizacije ili na nivou jedne poslovne funkcije. Cilj je da se uspostavi nova organizacija koja će biti fleksibilnija i efikasnija.
Organizaciona transformacija po pravilu podrazumijeva izradu nove sistematizacije i nove organizacione strukture. Najčešće se pojavljuje u formi reorganizacije, koja ima za cilj da uskladi strategiju (ono što planiramo) sa strukturom (ono čime raspolažemo).
Procesna transformacija
Procesna transformacije je usmjerena na promjenu načina na koji se obavljaju poslovi. Predmet ove transformacije su procesi, procedure, pravila i protokoli rada. Osnovni cilj je unapređenje efikasnosti kako bi se smanjili troškovi i unaprijedila inovativnost.
Najčešće se javlja u formi reinženjerginga poslovnih procesa (Business Process Reengineering – BPR) i u raznim modalitetima upravljanja procesima (Process Management), upravljanja rizicima (Risk Management) i standardizacije poslovanja (Standardization).
Finansijska transformacija
Finansijska transformacija je jedna od najdosadnijih, ali jedna od najpotrebnijih. Odnosi se na finansijsku optimizaciju, odnosno na promjenu načina na koji se stiče novac i promjenu načina na koji raspolaže novcem.
Podrazumeva promjenu procedura, promjenu načina finansiranja i zaokret u pogledu investiranja. Pojavljuje se u raznim oblicima, kao što su finansijska optimizacija, poreska optimizacija, optimizacija budžeta, finansijsko restrukturiranje itd.
Kulturna transformacija
Kulturna transformacija je transformacija „mekih“ elemenata organizacije. Iako djeluje primamljivo, ona je jedna od najtežih za sprovođenje. To ne treba da čudi, jer je elemente organizacione kulture najteže mijenjati, naročito one elemente koji se nalaze „ispod površine“, kao što su uvjerenja, stavovi i razmišljanja.
Kulturuloška transformacija je neizbježni pratilac rasta i razvoja i zato je veoma važna. Kulturna transformacija je često neizbježni pratilac neke druge transformcije, kao što su organizaciona ili digitalna transformacija.
Digitalna transformacija
Digitalna transformacija je transformacija kod koje se organizacija osavremjenjuje u pogledu informacionih i telekomunikacionih tehnologija. Uslovno rečeno, to je transformacija kod koje se prelazi iz analogne u digitalnu formu rada.
Ona konkretno znači uvođenje raznih softverskih rješenja, automatizaciju poslovanja, digitalizaciju komunikacije i inače prelazak na upotrebu savremenih informacionih i telekomunikacionih tehnologija.
Agilna transformacija
Agilna transformacija je transformacija načina na koji se vode projekti. Odnosi se na promjenu načina razmišljanja kod kojeg se umjesto birokratskog pristupa koji je baziran na pravilima i procedurama uvodi fleksibilan pristup koji je baziran na principima i načelima.
Bazirana je na „Agilnom manifestu“, koji predstavlja okosnicu svih agilnih metoda upravljanja projektima, koji predstavljaju alternativu klasičnim („Waterfall“) metodama upravljanja projektima. Agilna transformacija se najčešće sprovodi putem primjene Scrum i Kanban metodologije i najveću primjenu ima u IT sektoru.
Lean transformacija
Lean transformacija je transformacija koja je fokusirana na stvaranje što veće vrijednosti uz primjenu superiornih poslovnih procesa. Lean transformacija je zasnovana na smanjenju „otpada“, koji se pojavljuje u obliku nerazumnosti (Muri), nekonzistentnosti (Mura) i rasipništva (Muda).
Pored toga, Lean transformacija promoviše principe stalnog unaprijeđenja i međusobnog poštovanja. Pojavljuje se u raznim oblicima i fazama razvoja, pa tako imamo Lean Manufacturing, Lean Management, Lean Services, Lean Startup, Lean Entrepreneurship i druge oblike primjene Lean metodologije.
TQM transformacija
TQM predstavlja akronim riječi „Total Quality Management“ i odnosi se na upravljanje totalnim kvalitetom, koji je orijentisan na postizanje stvaranje superiorne vrijednosti koja je bazirana na superiornom kvalitetu. TQM transformacija je proces tokom kojeg organizacija uvodi TQM sistem menadžmenta, kao najviši nivo upravljanja kvalitetom. Npr. uvođenje „Justi-in-Time“ (JIT) sistema nabavke je deo TQM transformacije.
Kako se sprovodi tranformacija poslovanja?
Transformacija poslovanja se sprovodi u tri faze.
Prva faza je faza odmrzavanja. To je faza u kojoj je sazrela svijest o potrebi transformacije i u kojoj se analizira šta, kada i kako želimo da uradimo. Pokretanje ove faze na vrijeme je ponekad od presudne važnosti, te je zbog toga veoma važno prepoznati potrebu za transformacijom. Faza odmrzavanja se sastoji iz šest koraka:
- Prepoznavanje potrebe za transformacijom
- Pokretanje procesa transformacije
- Dijagnoza sadašnjeg stanja
- Definisanje ciljeva
- Pravljenje plana
- Motivisanje zaposlenih
Druga faza je faza pokreta. To je faza u kojoj se sprovode promjene. U okviru ove faze primenjujemo ono što smo planirali i koračamo ka ostvarenju postavljenih ciljeva. Ovo jeste najvažnija faza, ali njen uspeh itekako zavisi od prethodne i naredne faze. Faza pokreta se sastoji iz tri koraka:
- Operativno sprovođenje promjena
- Upravljanje strukturama moći u organizaciji
- Upravljanje ličnom tranzicijom zaposlenih
Treća faza je faza zamrzavanja. Ovo je faza u kojoj se stabilizuje situacija i kada se počinje sa novim načinom funkcionisanja. Ovo je post-transformaciona faza koja predstavlja „novi početak“. Ova faza je posljednja u sprovođenju transformacije poslovanja, što ne znači da iza nje ne sljedi neka nova faza u kojoj ćemo pokrenuti neku novu transformaciju. Faza zamrzavanja se sastoji iz dva koraka:
- Stabilizacija situacije
- Praćenje novog načina funkcionisanja
Savjeti za uspješno sprovođenje transformacije
Tri osnovna savjeta za sve one koji ulaze u proces transformacije su sljedeći.
Savjet 1: prepoznati trenutak. Prepoznavanje kada je došao trenutak za transformaciju nije uvijek lako. Ponekad nam se može činiti da nam posao odlično ide i da nema potrebe za bilo kakvim zaokretom. Međutim, vrlo lako možemo previdjeti činjenicu da u budućnosti sve to može da se promjeni. Zbog toga nikad ne smemo prestati da pratimo i analiziramo poslovanje i okruženje u kom poslujemo.
Savet 2: primjeniti pravi oblik. Kada shvatimo da nam je transformacija poslovanja potrebna, važno je da razumijemo šta je potrebno transformisati. Nije isto ako mijenjamo organizaciju ili ako mijenjamo finansije ili ako mijenjamo mentalni okvir ili ako mijenjamo procese. Zato je važno da prepoznamo koje su nam „neuralgične tačke“ i da u odnosu na to odaberemo pravi model transformacije.
Savet 3: obezbijediti održivost. Ovo je od presudne važnosti. Transformaciju možemo sprovesti na najbolji mogući način, ali ako ona nije održiva, sve će biti uzaludno. Za održivost transformacije od posebnog značaja su dvije stvari – stabilizacija situacije i uklanjanje otpora promjenama.
Nikad ne treba ispustiti iz vida činjenicu da su otpori promjenama najveći neprijatelj bilo koje transformacije. Zbog toga sa ljudima treba raditi i dati šansu novom načinu funkcionisanja da „živi“.
